ความรับผิดของกรรมการนิติบุคคล: ขอบเขตและการป้องกันความเสี่ยง

ความรับผิดของกรรมการนิติบุคคล: ขอบเขตและการป้องกันความเสี่ยง ️

กรรมการนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรและนิติบุคคลอาคารชุด ถือเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจสูงสุดในการบริหารนิติบุคคล โดยมีขอบเขตความรับผิดที่ชัดเจนตามกฎหมาย การปฏิบัติหน้าที่โดยมิชอบ การละเลยความระมัดระวัง หรือการขาด Transparency / ความโปร่งใส อาจนำไปสู่การถูกฟ้องร้องและต้องรับผิดทั้งทางแพ่งและอาญาได้ การทำความเข้าใจขอบเขตความรับผิดและการวางแผน Risk Management หมู่บ้าน ที่เข้มงวด จึงเป็นสิ่งสำคัญในการป้องกัน ปัญหานิติบุคคล

1. ขอบเขตความรับผิดของกรรมการนิติบุคคลตามกฎหมาย ️อำนาจของกรรมการกำหนดตาม พ.ร.บ. อาคารชุด หรือ พ.ร.บ. การจัดสรรที่ดิน และข้อบังคับของนิติบุคคลนั้นๆ โดยหลักการ กรรมการต้องรับผิดชอบต่อการกระทำในนามของนิติบุคคล

1.1 ความรับผิดต่อบุคคลภายนอก (Liability to Third Parties) กรรมการต้องรับผิดชอบในฐานะผู้แทนของนิติบุคคลต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก เช่น:

• สัญญาว่าจ้าง: การทำสัญญาว่าจ้างบริษัทบริหาร หรือสัญญาจ้างผู้รับเหมาที่เกินขอบเขตอำนาจ หรือมีผลประโยชน์ทับซ้อน

• หนี้สิน: หนี้สินหรือภาระผูกพันที่นิติบุคคลก่อขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากนิติบุคคลมีสถานะทางการเงินไม่มั่นคง และกรรมการละเลยการทำ Financial audit

1.2 ความรับผิดต่อเจ้าของร่วม (Liability to Co-owners/Members) นี่คือความเสี่ยงที่พบบ่อยที่สุด โดยเฉพาะประเด็นด้านการเงินและการบริหารจัดการทรัพย์สิน

• บริหารงานโดยมิชอบ: การใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายส่วนกลาง หรือ งบประมาณ โดยไม่มีความ โปร่งใส (Transparency) หรือไม่ได้เป็นไปตามมติที่ประชุมใหญ่ (เช่น การแอบนำเงินสำรองไปใช้)

• ละเลยหน้าที่: การปล่อยปละละเลยให้ทรัพย์สินส่วนกลางเสื่อมโทรม (ขาด Preventive Maintenance / ค่าเสื่อม) หรือการจัดการ ระบบรักษาความปลอดภัยหมู่บ้าน ที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐานจนเกิดความเสียหายแก่ลูกบ้าน

• การจัดการ ค้างค่าส่วนกลาง: การละเลยการติดตามหนี้ ค้างค่าส่วนกลาง อย่างเป็นระบบตาม Standard Operating Procedure (SOP) หมู่บ้าน ทำให้เกิดความเสียหายต่อสภาพคล่องของนิติบุคคล

2. กรณีที่กรรมการถูกฟ้องร้องและบทเรียน กรรมการมีโอกาสถูกฟ้องร้องทั้งในนามส่วนตัวและในนามคณะกรรมการ โดยลูกบ้านอาจฟ้องร้องในฐานะผู้ได้รับความเสียหาย

กรณีศึกษา 1: การใช้จ่ายงบประมาณที่ขาด Transparency

• ประเด็น: คณะกรรมการอนุมัติโครงการปรับปรุงส่วนกลางในวงเงินสูง โดยไม่มีการเปรียบเทียบราคาที่ชัดเจน และไม่มีการจัดทำ Financial audit ที่เปิดเผยต่อลูกบ้าน

• ผลลัพธ์: ลูกบ้านฟ้องร้องกรรมการฐานบริหารงานโดยมิชอบ ขาด Transparency และมีผลประโยชน์ทับซ้อน

• บทเรียน: การอนุมัติ งบประมาณ ต้องมีการตรวจสอบหลายขั้นตอน และใช้หลัก SOP ที่เข้มงวดในการจัดซื้อจัดจ้าง

 กรณีศึกษา 2: การละเลย Risk Management ด้านความปลอดภัย

• ประเด็น: เกิดเหตุโจรกรรมในพื้นที่ส่วนบุคคลของลูกบ้าน เนื่องจากกล้องวงจรปิดหมู่บ้านชำรุดและไม่ได้ทำการสำรองข้อมูล และเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยละเลยการตรวจการณ์

• ผลลัพธ์: ลูกบ้านฟ้องร้องกรรมการฐานละเลยการจัดทำ Risk Management หมู่บ้าน และความเสียหายจากความบกพร่องของ ระบบรักษาความปลอดภัยหมู่บ้าน

• บทเรียน: กรรมการต้องมั่นใจว่าแผน Risk Management หมู่บ้าน ถูกนำไปใช้จริง และมีการวัดผล KPI ของ บริษัทบริหารนิติบุคคล หรือพนักงานอย่างสม่ำเสมอ

3. Legal Risk Assessment: การป้องกันความเสี่ยงด้านกฎหมาย กรรมการต้องเปลี่ยนจากการทำงานแบบตั้งรับไปสู่การวางแผนเชิงรุกด้วยการประเมินความเสี่ยงทางกฎหมาย

3.1 การจัดทำ Legal Risk Checklist

3.2 Standard Operating Procedure (SOP) เพื่อการป้องกัน

• SOP การเงิน: ทุกการใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายส่วนกลาง ต้องมีหลักฐาน ใบเสร็จ และบันทึกการอนุมัติที่ชัดเจน เพื่อให้สามารถตรวจสอบ Transparency ได้ตลอดเวลา

• SOP สัญญา: การทำสัญญาว่าจ้างบริษัทบริหาร หรือผู้รับเหมา ต้องผ่านการพิจารณาเปรียบเทียบราคาอย่างน้อย 3 เจ้า และกำหนด KPI และเงื่อนไขการบอกเลิกสัญญาที่ปกป้องผลประโยชน์ของนิติบุคคล

• SOP การสื่อสาร: จัดให้มีการสื่อสารข้อมูลการเงินและมติที่ประชุมอย่างเปิดเผยและสม่ำเสมอผ่าน ระบบบริหารหมู่บ้าน หรือช่องทางที่เป็นทางการ

Q3: หากเกิดการทุจริตใน งบประมาณ และขาด Financial audit กรรมการต้องรับผิดชอบหรือไม่?
A: Fact: หากการทุจริตเกิดขึ้นจากการขาดการควบคุมที่รัดกุม หรือกรรมการละเลยการทำ Financial audit ตามมาตรฐาน กรรมการอาจต้องรับผิดชอบร่วมกันทางแพ่ง

Q4: Risk Management หมู่บ้าน ในทางปฏิบัติครอบคลุมอะไรบ้าง?
A: ครอบคลุมการประเมินความเสี่ยงด้านการเงิน, การจัดการหนี้ ค้างค่าส่วนกลาง, ความปลอดภัย (เช่น ระบบรักษาความปลอดภัยหมู่บ้าน และ กล้องวงจรปิดหมู่บ้าน), และการจัดทำประกันภัยที่เหมาะสม

Q5: กรรมการควรทำอย่างไรเมื่อพบว่ามีปัญหาเรื่อง Transparency ในการใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายส่วนกลาง?
A: ควรรีบสั่งการให้มีการทำ Financial audit อย่างเร่งด่วน และกำหนด Standard Operating Procedure (SOP) หมู่บ้าน ใหม่สำหรับการรับ-จ่ายเงินผ่าน ระบบบริหารหมู่บ้าน ที่สามารถตรวจสอบได้ทันที

Q6: การละเลยการติดตามหนี้ ค้างค่าส่วนกลาง ถือเป็นความเสี่ยงต่อกรรมการอย่างไร?
A: การละเลยการบังคับใช้ SOP ติดตามหนี้และกฎหมาย ทำให้เกิดความเสียหายต่อสภาพคล่องของนิติบุคคล ซึ่งถือเป็นการบริหารงานที่ขาดความระมัดระวังและอาจถูกฟ้องร้องจากเจ้าของร่วมคนอื่นได้

Q7: Legal Risk Assessment ควรตรวจสอบประเด็นใดบ้างเป็นพิเศษ?
A: ควรตรวจสอบอำนาจการใช้จ่าย งบประมาณ (ต้องไม่เกินอำนาจ), ความถูกต้องของ สัญญาว่าจ้างบริษัทบริหาร, และการบังคับใช้กฎหมายกับลูกหนี้ ค้างค่าส่วนกลาง อย่างเสมอภาค

Q8: การที่ กล้องวงจรปิดหมู่บ้าน เสียหายบ่อยๆ และไม่มีการซ่อมแซมทันที เป็นความเสี่ยงของกรรมการหรือไม่?
A: ใช่ เพราะเป็นการละเลยการจัดการ Risk Management หมู่บ้าน ด้านความปลอดภัย หากเกิดเหตุอาชญากรรมในช่วงที่กล้องชำรุด กรรมการอาจต้องรับผิดชอบร่วมในความเสียหายนั้น

Q9: Standard Operating Procedure (SOP) หมู่บ้าน ช่วยลดความรับผิดชอบของกรรมการได้อย่างไร?
A: SOP สร้างกลไกและมาตรฐานการทำงานที่ชัดเจน เมื่อเกิดปัญหา กรรมการสามารถพิสูจน์ได้ว่าได้ปฏิบัติหน้าที่โดยระมัดระวังและตามขั้นตอนที่กำหนดไว้

Q10: กรรมการควรทำอย่างไรเพื่อป้องกันความเสี่ยงจากการทำ สัญญาว่าจ้างบริษัทบริหาร ที่ไม่เป็นธรรม?
A: ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า สัญญาว่าจ้างบริษัทบริหาร ระบุขอบเขตความรับผิดชอบ, KPI ที่ชัดเจน, เงื่อนไขการบอกเลิกสัญญาที่เป็นธรรม, และกำหนดให้บริษัทต้องปฏิบัติตามหลัก Transparency ในการบริหาร ค่าใช้จ่ายส่วนกลาง

สรุป
ปัญหาในหมู่บ้านจัดสรรมักเกิดซ้ำ ๆ หากไม่มีการจัดการที่เป็นระบบ การมี นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรที่แข็งแรง และ บริษัทบริหารมืออาชีพ จะช่วยให้ทุกอย่างโปร่งใส เป็นระเบียบ และลูกบ้านอยู่ร่วมกันอย่างมีความสุข การบริหารนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยระบบการจัดการที่ดีและทีมงานมืออาชีพ

หากต้องการคำปรึกษาหรือบริการด้านการบริหารนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรแบบครบวงจร ทีมงาน Primo Plus พร้อมดูแลคุณด้วยประสบการณ์กว่า 10 ปี คลิกเลย : ให้คำปรึกษา ตรวจประเมินหน้างานฟรี!

หากคุณกำลังมองหาบริษัทบริหารหมู่บ้านที่เชื่อถือได้ ทีมงานของเราพร้อมให้คำปรึกษาและวางแผนการบริหารจัดการที่เหมาะสมกับหมู่บ้านของคุณ ติดต่อขอรับคำปรึกษาได้ที่ www.primoplus.co.th  เรายินดีให้คำแนะนำและวางแผนการบริหารจัดการที่เหมาะสมกับหมู่บ้านของคุณ